Como agrupar valores de tempo por hora no Excel

No Microsoft Excel, saiba como relatar valores de hora por hora usando o valor serial de data subjacente.

Agrupar registros por datas ou horas é fácil no Microsoft Excel, mas não é um ótimo relatório. Por exemplo, uma classificação simples pela coluna de data ou hora agrupará registros, mas será difícil de ler.

O artigo Como usar uma borda para discernir grupos mais facilmente no Microsoft Excel oferece um método rápido e fácil para colorir bordas entre grupos. É fácil e certamente melhorará a legibilidade enquanto você estiver trabalhando com os dados, mas ainda não é uma ótima ferramenta de relatório. Neste tutorial do Excel, mostrarei como criar uma Tabela Dinâmica que fará quase tudo para você quando precisar agrupar registros por hora para fins de relatório.

Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar uma versão anterior por meio do Excel 2007. Para sua conveniência, você pode baixar o arquivo .xlsx de demonstração. Você não deve ter problemas para concluir as instruções no Excel para a Web.

Sobre a aritmética de datas do Excel

O Excel simplifica o trabalho com datas e horas. Se você inserir uma data, o Excel a reconhecerá e a formatará como uma data. O mesmo acontece se você inserir a data e a hora juntas. A coisa a lembrar é que o que você vê e o que o Excel está avaliando são duas coisas diferentes. Você vê uma data/hora formatada. O que o Excel avalia é um valor serial de data.

Um valor serial de data é um valor numérico que representa uma data em que 1º de janeiro de 1900 é 1 e todos os dias seguintes são sequenciais com um incremento de 1. Por exemplo, se 1º de janeiro de 1900 for 1, então 2 de janeiro de 1900, é 2, 3 de janeiro de 1900 é 3, e assim por diante. Como mencionado, uma vez formatado como uma data, não é isso que você verá. Se quiser ver isso funcionando, insira a data de 1º de janeiro de 1900 e aplique o formato Geral. Isso permitirá que você veja o valor de data serial subjacente. 1. Insira quantas datas desejar usando o formato Geral para ter uma ideia dessa configuração até se sentir confortável. Quando estiver pronto, continue.

Como usar os dados de data do Excel

Vamos supor que você gerencie um call center e queira saber quantas chamadas são recebidas a cada hora. Este é um pedido razoável porque você precisa ter certeza de que está bem equipado.

Trabalharemos com uma planilha simples de valores de data e hora que são armazenados na mesma célula (Figura A).

Figura A

À direita dos valores de data/hora formatados, estão os mesmos valores formatados como Geral, apenas para informação visual. Você não vai querer incluir esta coluna em seu trabalho. Cada registro de chamada inclui identificação de pessoal, hora de chamada, hora de chamada e data e hora resolvidas.

A primeira coisa a observar nas colunas Gerais é que cada valor de data serial compreende dois componentes: o valor inteiro representa a data e o decimal representa a hora. O valor da hora funciona da mesma forma que o valor do dia, mas o valor decimal representa a hora do dia em um período de 24 horas começando à meia-noite. Por exemplo, o valor decimal 0,00 representa meia-noite—o início de um novo período de 24 horas e 0,50 representa meio-dia porque você está na metade desse período de 24 horas.

É possível que você não saiba como inserir uma data e hora na mesma célula. É simples, mas não é algo que você adivinharia de cabeça. Na mesma célula, faça o seguinte:

1. Pressione Ctrl+; para inserir a data atual.
2. Pressione a barra de espaço para inserir um caractere de espaço.
3. Pressione Ctr + Shift + ; e pressione Enter.

Se o Excel não exibir a entrada como uma data, aplique um formato de data da seguinte maneira:

1. Selecione a célula que contém o valor combinado de data e hora.
2. Clique no iniciador de diálogo de grupo do número.
3. Na caixa de diálogo resultante, escolha Personalizar na lista Categoria.
4. Selecione o formato m/d/aaaa h:mm (Figura B). Se não estiver disponível, insira-o.
5. Clique OK.

Figura B

A maneira mais fácil de agrupar é por uma classificação simples pelos valores de tempo de chamada de entrada, mas o problema com uma classificação é que ela não conta nada e queremos uma contagem horária. Uma tabela dinâmica pode agrupar e exibir todos os registros em um relatório razoável.

Como usar uma tabela dinâmica do Excel

Os objetos de tabela dinâmica do Excel existem há algum tempo e são uma ótima ferramenta de relatório, seja ao imprimir ou exibir informações por meio de um . No nosso caso, queremos uma contagem simples de chamadas por hora. Não precisamos conhecer o pessoal que os fez ou a rapidez com que o problema foi resolvido.

Para inserir uma tabela dinâmica do Excel que exibirá contagens de chamadas por hora, faça o seguinte:

1. Clique em qualquer lugar dentro do intervalo de dados ou do objeto Tabela.
2. Clique na guia Inserir.
3. Escolha Tabela Dinâmica no grupo Tabelas. Se solicitado, escolha Tabela/Intervalo. Figura C mostra as configurações do Excel. Eles são exatamente o que queremos, então clique em OK.

Figura C

Neste ponto, você tem um quadro de tabela dinâmica em branco. Usando Figura D como guia, arraste os campos para as listas apropriadas. Se o Campos da Tabela Dinâmica não estiver visível, clique dentro do quadro vazio. Se isso não funcionar, clique na guia contextual Análise de Tabela Dinâmica e escolha Lista de Campos no grupo Mostrar. A Figura D também mostra a Tabela Dinâmica resultante. Se você quiser ver a hora de cada chamada, expanda os valores de hora (Figura E).

Figura D

Figura E

Quando você arrasta valores de data/hora para uma lista, o Excel faz um pouco de mágica para você, antecipando suas necessidades e dividindo esses valores em campos mais apropriados, como dia, hora e assim por diante. Então, é daí que eles vieram. O Excel também conta o número de valores de Call-In pelo campo de hora adicionado. É realmente uma ferramenta poderosa e flexível. O relatório resultante exigiu muito pouco trabalho ou conhecimento especializado.

Por enquanto, terminamos. Temos uma Tabela Dinâmica com contagem horária; a informação é significativa. Como o Excel adiciona os campos de dias e horas para nós, não precisamos trabalhar muito. O Excel adicionará campos de data e hora quando você incluir esse campo na Tabela Dinâmica. No entanto, você deve se lembrar de atualizar para obter as informações mais atualizadas.