Nota: O seguinte artigo irá ajudá-lo com: como gerenciá-los e mitigar os riscos
Os dados escuros são um grande desafio nas empresas e não desaparecerão tão cedo. Felizmente, existem maneiras de reduzir os dados obscuros e os riscos que os acompanham.
Uma maneira de olhar para dados obscuros (ou invisíveis) é pensar em todos os arquivos de papel dentro e fora do local, arquivos baseados em armários e prateleiras e qualquer outro tipo de informação que não tenha sido digitalizada, e que os funcionários não podem ar prontamente. Apesar dos recentes esforços organizacionais de digitalização, ainda há uma abundância desses dados ocultos circulando.
Há também uma definição mais ampla e simples de dark data: qualquer dado que você não tenha visibilidade imediata. Isso pode incluir informações eletrônicas das quais você pode não estar ciente, como mensagens instantâneas e transcrições de videochamadas, ou qualquer outro conteúdo que não tenha sido centralizado em um repositório de dados pesquisável.
“Dados escuros são dados que não estão sob gerenciamento ou em um recurso corporativo onde podem ser descobertos”, disse Brian Remmington, CTO da Hyland, que fornece soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo. “Uma vez descobertos, os dark data não são mais dark data.”
VEJO: Navegando pela privacidade dos dados (PDF grátis) (TechRepublic)
Durante a pandemia do COVID, muitas organizações têm trabalhado em ambientes altamente distribuídos e remotos. Isso impulsionou o crescimento de dados escuros.
“Os funcionários também usam laptops indicados pela empresa para tudo, desde videochamadas até compartilhamento de documentos e o a e-mail”, disse Remmington. “Isso cria uma quantidade excessiva de dados obscuros que aparecem no armazenamento da empresa. Além disso, os funcionários podem copiar conteúdo centralizado para seus laptops locais e não carregá-lo após alterá-lo.”
Remmington acredita que o problema com a crescente quantidade de dados obscuros sempre será gerenciá-los e garantir que sejam revisitados e aproveitados adequadamente para fins de inteligência de negócios e governança. Além disso, quando os funcionários saem da empresa, as empresas correm o risco de perder a propriedade intelectual ou a memória corporativa pela falta de dados obscuros.
Quão sério é o risco de não gerenciar dados obscuros?
Primeiro, não ter seus dados obscuros sob gerenciamento pode criar riscos legais, de segurança e de conformidade. E se sua empresa estiver em uma ação judicial e precisar obter esses dados como parte do processo de descoberta legal?
Em segundo lugar, não ter o a dados obscuros pode levar os principais tomadores de decisão a tomar decisões erradas para a organização.
Terceiro, um desperdício significativo pode resultar. Esse desperdício vem na forma de perda de produtividade dos funcionários, porque eles levarão mais tempo para procurar e obter as informações de que precisam. Os custos de armazenamento também aumentam, pois armazenar dados sem usá-los é um desperdício.
Quarto, o problema dos dados escuros contribui para os silos de dados corporativos. “O objetivo número um precisa ser descobrir dados obscuros para que possam ser classificados e gerenciados adequadamente e potencialmente analisados para inteligência de negócios”, disse Remmington. “Uma das principais coisas a serem examinadas é como cada silo de dados obscuros se tornou dessa maneira e identificar processos e ferramentas que podem ajudar a evitar que isso aconteça no futuro”.
Uma abordagem proativa que as empresas podem usar para reduzir dados obscuros é criar políticas de proteção de dados para funcionários e treinar e retreinar funcionários nessas políticas.
CONSULTE: Política de retenção de dados eletrônicos (TechRepublic )
As auditorias também podem ser realizadas para garantir que os dados (e alterações de dados) sejam sincronizados entre estações de trabalho individuais e repositórios de dados centrais.
Ambas as etapas podem ajudar a eliminar os “buracos escuros” nas informações corporativas que os dados obscuros criam.
“Vai demorar um pouco até que os dados obscuros desapareçam”, reconheceu Remmington. “Mas, enquanto isso, as organizações devem fazer o possível para lidar com a criação de seus dados em tempo real à medida que trabalham com acúmulos de dados. A longo prazo, isso ajudará as empresas a alcançar seus objetivos.”
