Como usar lembretes no Microsoft Outlook: algumas dicas pouco conhecidas

Se você não conhece essas opções de lembrete, experimente-as. Eles podem ajudá-lo a permanecer na tarefa quando você tem muita coisa acontecendo.

Os lembretes do Outlook são exatamente o que parecem: são uma mensagem cronometrada que aparece para lembrá-lo de algo. Você pode usá-los com tarefas, compromissos e reuniões. Talvez você não conheça algumas opções que ajudam a gerenciar seus lembretes para que funcionem melhor para você. Neste artigo, apresentarei algumas dessas configurações úteis. Você pode usar apenas um ou todos eles.

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Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits. Algumas dessas configurações não estão disponíveis em edições anteriores. Não há arquivo de demonstração; você não vai precisar de um.

Como configurar um lembrete no Outlook

Não adianta discutir opções mais recentes (ou úteis) se você não souber como definir um lembrete. A boa notícia é que é simples e você pode definir um para a maioria dos itens do Outlook. Usando o Calendário, clique duas vezes no dia (e hora, dependendo de qual visualização você está usando). Se o compromisso ou reunião já existir, clique duas vezes nele para abri-lo. Na caixa de diálogo resultante, a opção de lembrete está no grupo Opções. Basta escolher o número de minutos, horas, dias ou até semanas à frente no menu suspenso Lembrete mostrado em Figura A.

Figura A

Para definir um lembrete para uma tarefa, abra uma tarefa existente ou nova e use a opção Acompanhamento no grupo Tags. Especificamente, escolha Lembrete no menu suspenso Acompanhamento e use a caixa de diálogo resultante para concluir as configurações. Use esse mesmo método para definir um sinalizador para emails novos e existentes, o que não é exatamente a mesma coisa que um lembrete. Você não verá o sinalizador se alguém responder: O sinalizador está na cópia da mensagem que, por padrão, o Outlook salvará na pasta Enviados.

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Como ter certeza de ver o lembrete no Outlook

O maior problema com os lembretes é que muitas vezes você não os vê enquanto trabalha. Nas versões mais recentes do Microsoft 365, você pode corrigir esse problema definindo uma opção que sempre exibe todos os lembretes em todas as janelas. Portanto, se você estiver trabalhando em uma proposta no Word, o Outlook exibirá um lembrete na parte superior do documento. É um bom recurso.

Para definir esta opção, faça o seguinte:

1. Clique na guia Arquivo, clique em Opções no à esquerda e escolha Avançado.
2. Na seção Lembretes, marque a opção Mostrar lembretes em cima de outras janelas (Figura B).
3. Clique OK.

Figura B

Agora você pode voltar ao trabalho sabendo que não perderá um lembrete novamente – pelo menos não porque não o viu! Figura C mostra o lembrete na parte superior de um documento do Word.

Figura C

Agora, você pode estar se perguntando sobre o som que o lembrete toca – isso não é suficiente? Pode ser para alguns, mas não é para mim. Muitas vezes estou tão envolvido no meu trabalho que me desligo completamente dele. O que muitas vezes acontece é que não estou perto o suficiente do computador para ouvi-lo. Usando a seção Lembretes (Figura B), você pode selecionar um som mais alto, mas achei essa solução chocante.

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Como remover os lembretes automaticamente

Remover lembretes de um evento depois que ele acontece não parece necessário até que você retorne de umas férias de duas semanas no paraíso e seja imediatamente inundado por todos os eventos que você perdeu enquanto esteve fora. Não é um grande problema, mas é um que você pode evitar definindo lembretes para dispensar a si mesmos. Para fazer isso, faça o seguinte:

1. Clique na guia Arquivo, escolha Opções no esquerdo e, em seguida, escolha Avançado.
2. Na seção Lembretes, selecione Dispensar lembretes automaticamente para eventos ados. (Você pode ver esta opção em Figura B.)

Como criar sua própria configuração de tempo

Se você não encontrar o valor do lembrete desejado na lista suspensa (Figura A), insira-o manualmente. Suponha que você queira um lembrete definido para uma hora e meia antes de uma reunião do outro lado da cidade. Basta digitar 90 minutos. As configurações de hora também permitem que você insira as horas manualmente—lembre-se de incluir o componente AM/PM.

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Itens recorrentes precisam de lembretes recorrentes

É fácil perder o lembrete de um . Tudo o que você precisa fazer é clicar em Dispensar uma vez e perderá os lembretes para as ocorrências restantes. Em vez disso, marque a tarefa como concluída; isso deixará as configurações de lembrete no lugar.

Se você já perdeu o lembrete, é fácil redefinir. Abra a tarefa recorrente e defina o evento mais recente para ser concluído. Abra o item para verificar se isso reinicia o cronômetro, apenas por segurança. Talvez seja necessário redefinir outras tarefas anteriores para concluir.