A pandemia transformou rotinas e aumentou a intensidade digital da jornada de trabalho. De acordo com nosso primeiro Relatório de Tendências de Trabalho anual, a alta produtividade mascara uma força de trabalho exausta: globalmente, 54% dos trabalhadores relataram que se sentem sobrecarregados, 39% se sentem exaustos e 19% sentem que sua empresa não se preocupa com o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Com isso em mente, a Microsoft conduziu um estudo sobre ondas cerebrais, que confirma que grande parte dessa sobrecarga digital se deve a reuniões consecutivas sem intervalos. Reuniões consecutivas são estressantes e afetam nossa capacidade de concentração e participação. No entanto, a pesquisa também apresenta um remédio simples: pequenos intervalos para recarregar ou simplesmente fazer uma transição mais suave de uma reunião para outra.
Aqui estão as principais lições deste estudo recente:
- Intervalos entre as reuniões permitem que o cérebro “reinicie”, o que reduz o acúmulo de estresse nas reuniões. Conforme observado em estudos anteriores, em duas horas de reuniões consecutivas a atividade média das ondas beta (relacionadas ao estresse) aumenta com o tempo. No entanto, quando os participantes do estudo tiveram a oportunidade de meditar durante os intervalos, a atividade beta diminuiu, gerando um “reset” que permitiu aos participantes começar sua próxima reunião em um estado mais relaxado. Também permitiu que o nível médio da onda beta permanecesse estável ao longo das quatro reuniões, sem acúmulo de estresse, mesmo com a continuação das quatro reuniões. O antídoto para enfrentar a fadiga é simples: faça pequenas pausas.
- Reuniões consecutivas podem reduzir a capacidade de se concentrar e participar. Quando os participantes faziam pausas para a meditação, os padrões de ondas cerebrais apresentavam níveis positivos de assimetria alfa frontal, que está relacionada a uma maior participação durante a reunião. Sem pausas, os níveis foram negativos, sugerindo que os participantes foram retraídos e menos engajados durante a reunião. Isso mostra que, quando o cérebro a por estresse, é mais difícil manter o foco e o envolvimento. Resumindo, as pausas não melhoram apenas o nosso bem-estar, mas também a nossa capacidade de fazer um bom trabalho.
- As transições entre reuniões consecutivas aumentam o estresse. Para os participantes que não tiveram intervalos, os pesquisadores também observaram que o período de transição entre as ligações causou um aumento na atividade beta, ou nos níveis de estresse. Pode ser porque o fim da reunião está próximo, mas você sabe que terá outra logo depois e terá que falar sobre algo diferente e usar seu cérebro para se concentrar em outra coisa. Nesses participantes, a atividade da onda beta aumentou novamente quando a nova reunião começou. Em contraste, quando as pessoas faziam pausas para meditação, o aumento na atividade beta diminuía entre cada reunião e o aumento no início da próxima reunião era muito mais lento e gradual. Ou seja, os intervalos, mesmo os curtos, são importantes para que a agem de uma reunião para outra seja menos estressante.
Diante desses resultados, a Microsoft anuncia que incorporará novas funções no Outlook: quem tiver Business Outlook poderá estabelecer valores padrão, aplicáveis a toda a organização, com os quais poderão encurtar cinco, 10 ou 15 minutos de reuniões no Microsoft Teams para fazer pausas entre as conversas. Além disso, se o recurso estiver habilitado no nível da empresa, as pessoas podem facilmente alterar ou personalizar as configurações a qualquer momento, para uma reunião individual ou para todas as suas reuniões. Para ajudar a comunicar a mudança, os funcionários também verão uma notificação quando agendarem reuniões, informando-os sobre a mudança em toda a organização.
“No mundo atual de trabalho híbrido e remoto, apenas incentivar o autocuidado não é suficiente. Precisamos inovar e alavancar a tecnologia para ajudar os funcionários a incorporar intervalos tão necessários em suas rotinas diárias. ”- Kathleen Hogan, Diretora de Recursos Humanos da Microsoft.
O trabalho híbrido é o futuro do trabalho. As pessoas desejam maior flexibilidade e um modelo de trabalho misto que lhes dê liberdade para trabalhar quando e onde for mais confortável para elas. Globalmente, 73% dos trabalhadores desejam que as opções flexíveis de trabalho remoto sejam mantidas, enquanto 67% dos trabalhadores desejam ar mais tempo pessoalmente com sua equipe após a pandemia. Conseqüentemente, 66% dos líderes empresariais estão mais propensos a planejar o redesenho do espaço do escritório para um trabalho híbrido.
O trabalho híbrido pode oferecer um futuro que as pessoas desejam, mas precisamos começar a pensar nos novos desafios que isso pode trazer e ajustar o que é necessário para oferecer um ambiente saudável e produtivo. À medida que avançamos nessa grande transição como sociedade, estabelecer coisas como intervalos entre as reuniões ajudará a reduzir a sobrecarga digital e, por sua vez, criará melhores resultados e um ambiente de trabalho mais saudável para as pessoas e organizações nos próximos anos.
Metodologia de estudo
O estudo foi conduzido a partir de 8 em 18 de março de 2021 no laboratório de Fatores Humanos da Microsoft entre 14 pessoas que participaram de videochamadas usando equipamento de eletroencefalograma (EEG) para monitorar a atividade elétrica em seus cérebros. Os participantes eram funcionários da Microsoft e de outros funcionários da empresa que trabalham com informações nos Estados Unidos e que geralmente trabalham à distância. Os voluntários participaram de dois blocos de sessões de encontro. Na primeira sessão, metade dos participantes assistiu a uma série de quatro reuniões consecutivas de meia hora (duas horas contínuas), cada uma dedicada a uma tarefa diferente (por exemplo, desenhar um layout de escritório ou desenvolver um plano de marketing). Para a outra metade, as quatro reuniões de meia hora foram intercaladas com intervalos de 10 minutos, durante os quais os participantes meditaram com o aplicativo Headspace. Na semana seguinte, os grupos foram trocados: os que compareceram a encontros consecutivos tiveram intervalos e vice-versa. Entre três e quatro voluntários adicionais sem equipamento de EEG participaram de cada reunião de 30 minutos para criar uma variável de participantes que colaboraram nas tarefas atribuídas.
